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日春茶业:智慧零售 管理升级

作者:发布时间:2012-11-19浏览:5245

    导读:

连锁经营是茶业品牌主要经营模式,茶业连锁门店具有:店小员工少,员工流动性大,产品季节性强,现货库存多,重体验营销等行业特点。管理信息化水平影响零售连锁茶企的发展速度、规模和效率。经过多年信息化的应用与发展,日春茶业已成为茶行业管理信息化的标杆企业。

日春茶业现有250多家直营门店遍布全国各地。为加强集团管控力度,提高企业核心竞争力,日春茶业于2010年启动金蝶EAS系统。随着公司直营门店扩张,业务增长,各业务单据增加迅速,数据量不断增加,导致服务器不堪重负,一些性能问题显现。日春茶业引进金蝶服务,采用EAS升级服务、EAS性能优化服务、数据库迁移等服务产品,对系统进行优化提升,确保系统快速、平稳支撑企业业务发展。

企业简介:

日春股份公司(下称日春茶业)始创于1993年,渊源可追溯至乾隆年间(公元1736年)先祖王仕让发现铁观音。日春茶业现已发展成为一家集茶产业基地建设,茶叶、茶具、茶食品开发、生产和销售为一体的大型农业产业化龙头企业。

日春茶业定位为“高端茶叶自主品牌供应商”,以“发展自主品牌、探索直营连锁”为发展方向、坚持“真品质,不二价”的经营理念稳健成长。现有250多家直营专卖店,遍及闽、粤、苏、浙、沪、京、津等十三个省市。

 

智慧门店、零售简单

现场泡茶服务是茶叶零售门店体验营销的主要工作。由于茶叶品种复杂,员工收银录入时,需要确认每件商品名称、规格、数量。短时间内做大量数据录入,加上界面操作繁琐,容易发生错录情况。没上金蝶POS系统前,门店店员除了忙于接待顾客,还需要不少时间用于盘点、下单、调货等内务事情。

金蝶EAS实施的第一阶段是关注“基础零售”。充分考虑门店业务需求,优化POS系统的操作功能组合,增加定制模块,提高日春门店的零售效率。

“早班检查”功能的整合是项实用创新。之前,门店的“调拨、要货、盘点”三个业务功能需要打开不同页面完成。日常的检查、盘点,叫货入库功能点分散,要操作三四个步骤。现在门店系统的第一项操作就是“早班检查”功能。员工每天上班第一件事是打开早班检查功能,把昨天从其他店或者总部调货的情况进行入库确认,把前一天门店发生的费用,试泡茶情况进行录入,并进行随机盘点,三个功能放在同一功能页面里进行同步操作。

针对茶业零售特性,金蝶做了不少定制功能开发。比如将门店库存管理精确到“泡”。原本的产品管理以盒或罐为单位,增加“拆包”功能后,就可以精细到一盒茶业里有三罐,每罐有十几泡,库存分解到“泡”,试泡茶用完,就调用商品库存。当把盒的库存减少,就能把单泡的库存增加。 

日春茶业财务总监乐开龙说,总部通过门店系统有序管理门店的现金、库存,转账,赠送,调拨等业务流程。流程节点繁多,店员工作繁忙、流动率高,必须简化POS系统操作难度。金蝶的门店系统通过“操作功能整合,行业属性定制”等方式,实现门店员工只做“选择题的POS傻瓜化操作,让门店工作流程变得简单明了,销售能有更多时间和精力做好客户服务。

 

集团管控  效率最优

作为民营企业,日春茶业深知“打江山容易,守江山难”。日春把加强集团管控,提高运营效率,控制企业风险作为未来几年发展的主要任务。

日春茶业信息副总监邱建辉指出,金蝶的EAS紧贴日春发展不同阶段的具体需求,从初期关注操作层面(如收银,订货,库存等),推进到管理决策层(如供应链管理,财务管控,预算管理,集团人力资源等),逐步实现企业集团战略级的信息化规划和应用。

上金蝶EAS之前,日春的一百多家门店分布多个省市,门店的实际库存、每日订单、现金收款信息等数据主要靠手工帐记录上报,数据传回总部后,又需要按照不同方式汇总,花费的周期长,库存数据量也大,内部隐形损耗不小。

日春茶业建立企业数据中心,将分散部署转变为集中管理,将各自独立的数据转变为可交互数据,加强集团管控,实现管理信息化的一次质的飞跃。现在,通过金蝶EAS财务管控系统,日春茶业从基础的财务处理、预算管控、资金管控、财务报告和费用管理到企业风险内控,已初步实现纵向的垂直管控和横向的协同管理。

日春茶业通过金蝶EAS实现业务流程,财务流程和管理流程的整合。现在,总部依托数据支持,实现集团运营管控,在组织结构上推进扁平化管理,将过去各区域分公司-门店的分布式管理架构转变为总部集权的管理架构,在财务、人力资源、采购等业务都获得突破。与此同时,简化门店管理的复杂度,单店维护费用大大降低,提高盈利能力。

目前,日春正进行资金对账管理的二次开发。涉及现金刷卡转账,以前手工量大,希望能通过软件,银企互联,银行数据通过金蝶软件自动比对,有异常的去检查,核对就非常快。用好就可以帮助销售和会计节省很多时间。

 

管理升级,价值致胜

2010年日春茶业EAS正式上线,当时,日春茶业全国零售门店100家,日春茶业的信息化基础相对比较薄弱。2010年到2012年是日春茶业高速增长、快速扩张的三年,在这三年间,日春茶业在全国,新增门店150家。随着公司直营门店扩张,零售订单增加迅速,数据量急速增长,原本薄弱的信息化基础无法承载数据量的急速增长,一些性能问题显现。日春茶业联合金蝶服务进行EAS系统升级优化,重点完成性能优化、版本升级、数据库迁移等服务。

1.性能优化,1800s180s的完美蜕变

金蝶服务通过对日春茶业EAS系统相关的软硬件环境、应用功能本身进行专项优化,提升系统整体处理能力,提高关键业务操作的运行速度。日春茶业信息副总监邱建辉很形象地评价:“性能优化服务对于ERP系统的价值,就像电脑管家对于电脑的价值。电脑管家电脑开机慢,反应迟钝,可能是软件安装太多、文件存放杂乱等不当使用造成的,需要采用电脑管家来清理优化。同理,ERP系统性能下降,就需要采用性能优化服务,排除系统隐患,提升系统性能。“

日春总部会计人员每星期都要查询大区商品进出库明细表。系统优化之前,查询大区商品进出库明细表需要花一个多小时,如果遭遇宕机,报表根本无法导出。优化后,大区商品进出库明细表一分钟导出,极大地提升了财务和稽核的效率。

优化之前,“采购申请单查询“、”采购订单导出”慢的时候需要100多秒,更夸张的是查询一张业务汇总报表需要1800s。性能优化服务实施后,“采购申请单查询、采购订单导出”等操作仅需数十秒即可完成,查询一张业务汇总报表的耗时由原来的1800s提升到现在的180s,速度10倍提升。

邱建辉表示,优化前,业务繁忙时段,财务部人员经常跑到信息中心抱怨,系统缓慢、系统卡死、宕机等问题。系统优化后,财务部人员来信息中心,基本上都是探讨业务层面问题,让大家从繁忙的故障排除中解脱出来,把更多时间花在有价值的事情上。

2.版本升级,业务信息更全面,数据更精准

   日春茶业IT经理陈志汉介绍到:通过本次升级,前期的15个业务问题和前版本满足不了的功能性需求都得到有效解决。宕机现场最大限度减少,系统更加稳定,减少日春人力维护成本,提升企业核心竞争力。

1)业务单据信息更加全面

之前版本生产系统的领料单没包含成本中心,生成的单据中没有带出成本中心信息,造成财务核算困难,找不到相应的依据。本次升级版本考虑财务核算因素,对领料单进行改善,把相关信息体现出来,使财务核算一步到位,财务工作更加方便。并且不需要进行二次开发,就取得了新功能,减少企业成本。

2)销售数据交互更准确

在日春,门店POS机跟总部是实时联网,每隔10分钟就要通过触发器把零售端数据传回总部。没有优化前,同步执行的效率很低,容易出现漏单现象。比如10分钟前做了一笔销售,正常情况下10分钟后会同步把门店销售数据传到总部。但由于网络、性能等原因,或许10分钟后数据仍然没有传输到总部,导致门店已销售的产品在系统中却查不到。该状况多次发生就会影响门店正常销售。同时,漏单现象严重导致库存不对,给财务人员核算也造成很大困扰。

EAS性能优化服务实施后,漏单现象消失。数据可以每隔十分钟一次精准传输,销售操作数据精准,总部也能准确监控到10分钟内全国门店的整体情况,财务稽核很及时。

3)系统更加人性化,速度更快,效率更高

日春门店系统实行“早班检查”功能后,门店每天8点营业第一件事就是做“早班检查”,确认库存。全国250多家门店几乎同时联网到总部进行在途确认。版本没升级前,全国门店同时联网到总部造成系统很慢,门店系统经常死机,总部服务器负载大,效率低,低到几乎宕机无法运行。本来10分钟可以做完的工作,门店要等到9点甚至10点才能做完,原本很好的一项业务功能设计,却遭遇现实的尴尬,门店对此意见很大。

EAS系统优化后,门店早班检查10分钟之内就能完成,总部的系统运作顺畅,而且所有门店负载都很均衡,整体性能得到很多优化。门店销售几乎可以对此项工作的时间忽略不计,门店运作效率高,店员心情好,每天工作都有一个良好的开始。

本次新版本,还结合行业需求和组织架构做了不少系统定制改善。比如操作界面,之前一张采购录库单设计很多选项,有些选项属于标准化设置不太常用,升级后的版本就根据行业特点做了优化,各类业务管控界面更加全面,人性化,速度更快,效率更高。

3.数据库迁移,信息储存安全便捷,更省心

日春EAS上线之初,公司信息化基础薄弱,数据库服务器与应用服务器部署在配置性能较低的服务器上,没有做专业的双机热备。随着数据量增加,服务器承载量大幅增加,导致服务器不堪重负,甚至死机。曾经多次出现EAS服务无法正常启动等情况。

金蝶服务团队通过排查,发现:因为磁盘空间满而造成部分配置文件损坏,部署环境需要进行迁移。金蝶帮助日春茶业进行服务器迁移,进行高可靠性异地备份。把数据存储到另一台专用于备份的服务器上,该服务器能存储最近10天的数据,并自动删除10天之前的数据,以此保证磁盘有足够空间。一旦服务器故障,可以马上切换到备份服务器,确保业务平稳、不间断运行。本次数据库迁移服务,实行异机备份后,日春茶业数据的安全性和整体应用性能得到大幅提升。

通过以上服务的应用提升了日春茶业系统使用速度和稳定性,最大限度发挥了日春茶业即有信息化资源的价值,节省信息化投资成本,提高日春茶业核心竞争力。让管理决策的数据更全面,更准确,提升日春茶业管理水平,充分发挥日春茶业信息化投资的价值。

目前,日春茶业已经与金蝶形成战略合作关系,通过EAS优化与升级服务的实施,帮助日春茶业更新EAS版本,提高EAS性能,提升企业ERP应用的深度与广度,助推日春茶业加速发展。

未来,日春茶业将以信息化建设为契机,以“二次创业”的决心进行组织流程再造,进行全方位管理变革。展望日春茶业信息化蓝图,日春茶业信息副总监邱建辉指出日春茶业作为坚持直营模式的大型茶业零售连锁企业,势必借助管理信息化,进行茶业智慧零售的商业模式探索,将“客户需求”这一核心价值发挥最大效用。

应用感言:

 

 

 

实施金蝶EAS优化服务后,最大的体会是优化后的系统与企业管理要求更吻合,通过表格分配管理,不同部门需要的信息会更明确,查阅报表的速度更快。未来,日春希望跟金蝶有更深层战略方面的合作,做好产品升级和功能扩展,把信息化的功能集中在同一个门户上面实现。 

                                                                   —                                                      ——  日春茶业财务总监乐开龙

 

 

金蝶的服务让我印象深刻,在做项目的时候,双方经常召开项目会议,按照项目计划进度开展工作。项目交付使用后,工作人员会积极跟踪。总体来看,我们的需求有90%金蝶都可以解决。

                                                      ——日春茶业信息化副总监邱建辉

 

 

 

实施金蝶EAS升级和优化服务后,解决了十多项历史遗留问题,系统查询速度提高了两到三倍。

                                                        ——日春茶业IT经理陈志汉

 

 

      

实施金蝶EAS升级和优化服务后,明显感觉到办公效率提高很多。之前查询全国单月每种商品收发明细需要半个小时,升级优化后,查询最大的报表只需要两分钟。从整体使用情况来看,系统的使用更流畅,安全性也提升了。

                                          ——日春茶业零售生产供应链顾问王李凤